(Liefermobil – der weltschönste Mini vor dem Lieblingsrathaus.)

Inzwischen wissen es viele: ich bin im Lions Club und ich bin aktiv in der großen, club-übergreifenden Weihnachtsmarkt-Aktion. Fast alle Aachener Lions-Clubs und der Zonta-Club betreiben seit 2009 gemeinsam einen Verkaufsstand auf dem Aachener Weihnachtsmarkt. Im Prinzip ist für mich das ganze Jahr Weihnachten, denn ich bin immer irgendwie damit beschäftigt – „nach dem Weihnachtsmarkt ist vor dem Weihnachtsmarkt“. Wer wissen will, was da alles an Arbeit hintersteckt, liest gerne weiter… Die Sachen, mit denen ich selbst schwerpunktmäßig beschäftigt bin, habe ich mal zur Info farbig unterlegt.

Denn hinter dieser charmanten „Holzbude“, in der wir hauptsächlich hausgemachte Marmeladen, Konfitüren, Chutneys und Pestos verkaufen, verbirgt sich eine vielschichtige Mammutaufgabe, die ihre Zeit gebraucht hat, bis alles rundlief. Bei jedem einzelnen Punkt geht es schließlich immer auch darum, die Interessen von derzeit acht Service-Clubs, von acht Präsidenten und Vorständen und vielen, vielen Mithelfern unter einen Hut zu bringen. Wenn sich im kommenden Januar ungefähr ein Dutzend Lions und Zontians im Raum Aachen zur „Nachlese“ treffen (aus jedem Club arbeiten zwei Leute mit), geht die erfolgreiche Activity in ihr zehntes Jahr!

Das Spendenziel

Eine der ersten Maßnahmen ist es, das Spendenziel des Jahres zu finden. Hierzu setzen sich die Beauftragten der beteiligten Clubs zusammen und diskutieren die Vorschläge, die zuvor in den Clubs gesammelt wurden. Ergo: alle Beteiligten sind einbezogen. Erzielt werden mit der Activity mindestens 10.000 Euro Reingewinn, die möglichst als komplette Summe für ein großes Projekt in der Region Aachen gespendet werden. Sobald der Spendenzweck festgelegt ist, wird die Info als Motivationsmotor in die Clubs kommuniziert und fließt natürlich auch in die PR-Arbeit ein.

Das Angebot

Inzwischen „beschränkt“ sich das Warenangebot am Stand auf Adventskränze und weihnachtliche Gestecke, die sich bis zum 1. Advent bestens verkaufen, sowie auf ungefähr 25 Sorten Marmeladen, Konfitüren, Chutneys und Pestos, die über die gesamte Laufzeit des Weihnachtsmarktes im Verkauf sind. Im Vorbereitungsteam legt die Sortiments-Chefin nach Abklärung mit allen Produzenten detailliert fest, wer wovon wieviel herstellt.

Die Rohmaterialien werden von den Clubs gespendet, die einzelnen Sorten werden ab etwa September in den beteiligten Clubs von vielen fleißigen Menschen in vielen Küchen hergestellt – „hausgemacht nach bewährten Privatrezepten“ ist nicht nur wahr, sondern auch eines der zugkräftigsten Verkaufsargumente. Die Gläschen für die Lebensmittel sponsert ein großer Aachener Lebensmittelproduzent, für jede Sorte gibt es professionell layoutete und gedruckte Etiketten mit allen amtlicherseits vorgeschriebenen Deklarierungen. Ich sage nur: Fruchtaufstrich… Was für eine sinnesfeindliche, amtsschimmelige Bezeichnung.

Wir merken mit einigem Stolz, dass wir zu einer Marke geworden sind, das beweisen uns wiederkehrende Käufer, Vorbestellungen, Kinder mit den Einkaufslisten ihrer Mütter… Für diese Markenbildung ist es wichtig, ein klares Angebotsprofil zu haben und zu halten – deshalb lehnen wir auch Ideen von außen, was wir zusätzlich noch verkaufen könnten, zumeist freundlich ab.

Die Standgestaltung

Um alle Beteiligten gebührend in den Fokus der Aufmerksamkeit zu heben, gibt es ein eigenes Logo nur für die Activity, aus dem sich ein ganzes Erscheinungsbild ableitet. So ist der Stand stets an dem vielen Rot und an den Club-Logos samt Claim „Kräfte bündeln – gemeinsam wirken“ erkennbar.

Die Öffentlichkeitsarbeit und Werbung

Im Januar geben wir die Höhe der Spendensumme baldmöglich per Pressemitteilung bekannt. Die offizielle Übergabe der Spendensumme und die Bekanntgabe des neuen Spendenziels fassen wir dann im Sommer zu einem Pressetermin zusammen. Dadurch erhalten wir meist relativ ausführliche Berichterstattung in der lokalen Presse.

Ständig präsent sind wir außerdem durch die eigene Website, eine Facebook-Seite, einen Twitter– und einen Instagram-Account; diese erfahren umso größere Aufmerksamkeit, je mehr es auf den Beginn des Weihnachtsmarktes zugeht, zumal sie dann auch regelmäßig bespielt werden.

Zur Auslage in den Unternehmen unserer Mitglieder sowie als Beigabe zu jeder am Stand ausgehändigten Tüte – ab 2017 übrigens nur noch Stoffbeutel – lassen wir bereits im Herbst einen Folder drucken, in dem alle Informationen gebündelt sind.

Die Organisation

Viele Vorarbeiten erledigen wir in der ersten Jahreshälfte, wir treffen uns ca. alle 6 Wochen. Direkt nach den Sommerferien beginnen wir damit, die Standdienste für die ca. 30 Tage des Weihnachtsmarktes zu organisieren. Die Festlegung und Koordination der ungefähr 120 Standdienste – also 120 Ehrenamtler mit individuellen Terminvorlieben und -handhabungen – realisieren wir online mit Hilfe von Doodle, denn mit dessen Funktionen ist diese „Monster“-Aufgabe perfekt durchzuführen. Aus allen Clubs tragen sich die ehrenamtlichen Helfer ein für eine der täglich vier Fünf-Stunden-Schichten.

Das Praktische ist, dass es in dem relativ großen Pool von beteiligten Mitgliedern für alles die richtigen Fachleute gibt. So sind wir beispielsweise auch sehr glücklich über unseren Strom-Experten, der schon mehrmals mitten am Tag aus einem Vorort zum Aachener Markt kommen mußte, um uns aus dringenden Elektrizitätsproblemen zu retten.

Das Fazit

Auch wenn es – rein finanziell – deutlich „lohnendere“ Activities gibt, so sind gerade in diesem Projekt diverse „soft skills“ von großer Bedeutung: das persönliche Kennenlernen der Clubs untereinander. Das gewachsene Gefühl von Gemeinsamkeit. Die große öffentliche Wirkung, die ein einzelner Club so nicht hinbekommen könnte.

Das war jetzt die Kurzfassung eines Artikels, den ich mal für den LION, das bundesweite Mitgliedermagazin, geschrieben habe. Er zeigt den Aufwand, der dahintersteckt, ganz gut… Wie man aber vor allem sieht: es geht beim Motto „We serve“ ums höchstpersönliche Selbst-Anpacken, weniger ums eher mühelose Portemonnaie-Öffnen – eine der sympathischen Sachen, die mich 2008 bewogen haben, ein Lion zu werden.